秘書がどのような仕事をしているのか詳しく知ろう

秘書がしているメインの仕事

秘書とは政治家・医師・弁護士などにつき雑務を処理する仕事になります。上司が本来の仕事に専念するための環境を作っていきます。その中で1番の仕事は上司のスケジュール管理があります。関係者と連絡を取り合い日程調整を行います。移動手段の確保も秘書がします。JRで移動する場合や航空機で移動する場合にはそちらの予約も行います。取り引き先と会食をしたり接待ゴルフを行う場合にはそちらのセッティングも秘書が行います。

電話対応や文書の作成も行います

秘書は取り引き先と様々なやりとりを行います。そのため電話対応やメールでの対応方法もきちんとできないといけません。会社によっては封書でやりとりする場合もありますが、封書でのやり取りの方法も知っておく必要があります。かかってきた電話や送付されたメールをチェックして優先順位の高いものから上司に報告していきます。会議がある場合や報告書が必要になる場合にはそちらの文書を作成する事も秘書に求められている仕事です。

秘書の行う雑務について知ろう

秘書はお客に対する来客対応や上司と同席する場合もあります。その際には上司のサポート役を行います。取り引き先によってはお中元やお歳暮を送付する場合もありますが、こちらの選定や送付の作業も秘書がします。それだけでなくオフィスの掃除や整理整頓などの日常の雑務も秘書の大切な仕事になります。企業によっては上司から意見を求められる場合もあります。そのため上司の考えを把握した上でアドバイスする力も求められる力も必要です。

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